Online möglich? Mitgliederversammlungen in Zeiten von Corona
Aufgrund der behördlichen Einschränkungen zur Bekämpfung der Corona-Pandemie sind Präsenzzusammenkünfte und -veranstaltungen entweder gar nicht zulässig oder nur unter erschwerten Bedingungen durchführbar. Auch perspektivisch ist kaum planbar, wann man in 2021 überhaupt wieder größere Veranstaltungen durchführen darf. Das stellt Vereine und Verbände bei der Durchführung von Mitgliederversammlungen vor massive Probleme. Denn das Vereinsrecht schreibt vor, dass „Versammlungen“, egal ob von dem Vorstand oder Mitgliedern, grundsätzlich als Präsenzveranstaltungen durchzuführen sind.
Online-Wahlen und Online-Mitgliederversammlungen sind demgegenüber in Deutschland schon lange rechtlich möglich. Aber eben nur, wenn die Satzung des Vereins bereits entsprechende Regelungen vorsieht, die die rechtlichen Voraussetzungen für den Einsatz von Online-Versammlungen und Online-Abstimmungen im Verein schaffen. Mindestens die Möglichkeit „offener“ Abstimmungen und der Einsatz elektronischer, „virtueller“ Kommunikationsformen, statt nur „realer“, muss dafür in der Satzung vorhanden sein. Dazu kann etwa eine Regelung in der Vereinssatzung genügen, die die „Textform“ und den Einsatz elektronischer Kommunikationsmittel erlaubt. Wo entsprechende Regelungen fehlen, müsste die Satzung entsprechend ergänzt werden. Für Einzelheiten kann dort dann auf eine Geschäftsordnung (Versammlungs-/ Wahlordnung) als „Nebenordnung“ außerhalb der Satzung verwiesen werden.
Die Abhaltung einer Mitgliederversammlung über das Internet ohne Satzungsgrundlage oder ohne die Zustimmung aller (auch der abwesenden) stimmberechtigten Mitglieder ist dagegen grundsätzlich unzulässig.
Virtuelle Mitgliederversammlungen sind vorübergehend auch ohne Satzungsänderung möglich
Aufgrund der Corona-Pandemie haben Bundestag und Bundesrat jedoch das „Gesetz zu Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie“ beschlossen. Es sieht unter anderem Erleichterungen für Vereine bei der Durchführung von Mitgliederversammlungen vor. Davon profitieren allerdings nur bereits eingetragene Vereine und schon vor der Pandemie existierende nicht eingetragene Vereine.
§ 5 Vereine und Stiftungen
(1) Ein Vorstandsmitglied eines Vereins oder einer Stiftung bleibt auch nach Ablauf seiner Amtszeit bis zu seiner Abberufung oder bis zur Bestellung seines Nachfolgers im Amt.
(2) Abweichend von § 32 Absatz 1 Satz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs kann der Vorstand auch ohne Ermächtigung in der Satzung Vereinsmitgliedern ermöglichen, 1. an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilzunehmen und Mitgliederrechte im Wege der elektronischen Kommunikation auszuüben oder 2. ohne Teilnahme an der Mitgliederversammlung ihre Stimmen vor der Durchführung der Mitgliederversammlung schriftlich abzugeben.
(3) Abweichend von § 32 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist ein Beschluss ohne Versammlung der Mitglieder gültig, wenn alle Mitglieder beteiligt wurden, bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform abgegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde.
Das Gesetz erlaubt dem Vorstand nicht nur die Verschiebung von eigentlichen zwingend vorgeschriebenen Wahlen und Versammlungen auf einen Zeitpunkt nach der Pandemie, sondern unter anderem auch – ohne Ermächtigung in der Satzung – während der Zeit der Pandemie die Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit der Vereinsmitglieder am Versammlungsort abzuhalten. Gleiches gilt auch für die Sitzungen des Vorstandes.
Es handelt sich um die folgenden – alternativen – Optionen:
- Abhaltung der Mitgliederversammlung im virtuellen Raum / durch elektronische Kommunikation
- Schriftliche (!) Stimmabgabe durch das einzelne Mitglied im Vorfeld ohne Teilnahme der Mitgliederversammlung
- Beschlussfassungen im Umlaufverfahren ohne (!) Versammlung der Mitglieder
Aufgrund der vorgeschriebenen, strengen „schriftlichen“ Form erscheinen Briefwahlen sowie Beschlussfassungen im Umlaufverfahren wenig praxistauglich – gerade bei mitgliederstarken Vereinen. Dort, wo geheime Wahlen vorgeschrieben sind oder auch sonst ein hohes Maß an Verlässlichkeit und Rechtssicherheit bezüglich des Ergebnisses einer Abstimmung benötigt wird (Beispiel: Nominierungen und Wahlen auf Parteitagen, aber auch geheime Abstimmungen und Ab-/Wahlen bei Konflikten im Verein), führt dennoch noch kein Weg an ihnen vorbei. Denn ob die allgemeinen Wahlrechtsgrundsätze, insbesondere das Kriterium „geheim“, Online überhaupt sicher umsetzbar ist, ist nicht nur eine Frage des Vertrauens in die jeweilige technische Lösung, sondern auch ein ganz grundsätzliches Problem. Da hilft leider auch kein noch so amtlich wirkendes Gütesiegel.
Wenn eine Verschiebung anstehender Wahlen oder Abstimmungen nicht möglich oder gewünscht ist, spricht daher vieles für eine „virtuelle“ Mitgliederversammlung.
Weitere Formvorschriften bleiben bestehen
Die im Abmilderungsgesetz vorgesehenen Ausnahmen befreien Vereine jedoch nicht von der Einhaltung weiterer satzungsmäßiger oder gesetzlicher Vorschriften. Die datenschutzrechtlichen Verpflichtungen von Vereinen und Verbänden bleiben ebenso bestehen, wie die übrigen in der Satzung festgelegten Verfahren unverändert zu beachten sind. Das gilt insbesondere hinsichtlich der Form und des Inhalts bei der Einberufung der Mitgliederversammlung oder Vorgaben über Stimmrechte, Abläufe von Wahlen und notwendige Abstimmungen etc.
Wird die Versammlung in einer „Mischform“ durchgeführt, bei der ein Teil der Mitglieder an einem Ort sind, die anderen virtuell teilnehmen, ist zudem in der Einladung auch ein Versammlungsort mitzuteilen, an dem der „Präsenzteil“ stattfindet. Von einer solchen „hybriden“ Versammlung ist jedoch regelmäßig abzuraten, da Probleme mit der Internetverbindung, einem elektronischen Abstimmungssystem oder auch nur Störungen des Videokonferenzsystems dazu führen, dass die Versammlungen und ihre Ergebnisse insgesamt anfechtbar werden, wenn nicht sogar rechtlich „nichtig“ sind – selbst wenn Mehrheiten eindeutig und die Fehler eigentlich irrelevant wären. Denn – anders als etwa bei Versammlungen in Kapitalgesellschaften – reicht es nach der Rechtsprechung zu Vereinen schon aus, dass sich einzelne Mitglieder nicht oder nicht gleichwertig an einer Versammlung beteiligen konnten, um das Ergebnis insgesamt zu entwerten.
Ansonsten erfordert auch die rein virtuelle Mitgliederversammlung eine Liste der Teilnehmer, ein Protokoll, das die Mitgliederversammlung mit den entsprechenden Beschlüssen (zum Beispiel Ergebnisse zur Wahl des Vorstands oder die Änderung der Satzung) dokumentiert und als Urkunde zum Nachweis der Beschlüsse der Mitgliederversammlung gegenüber dem zuständigen Amtsgericht bei einer Anmeldung zum Vereinsregister dient. Daher bedarf es eines vom Protokollführer und Versammlungsleiter unterschriebenen Exemplars, das dem Notar und dem Register im Original vorgelegt werden kann.
Virtuelle Mitgliederversammlungen in der Satzung verankern
Die durch das Gesetz ermöglichte Ausnahme, dass Mitgliederversammlungen auch ohne Satzungsgrundlage durchgeführt werden können, gilt jedoch nur vorübergehend bis zum 31. Dezember 2021.
Das Gesetz ist als Ausnahmeregelung angelegt und bleibt deshalb befristet. Will sich ein Verein auch nach der Pandemie die Möglichkeiten virtueller Versammlungen oder von Beschlüssen auch ganz ohne Versammlung erhalten, ist daher eine Änderung der Satzung nötig.
Eigene Regelungen für die dauerhafte Zulässigkeit von Online-Mitgliederversammlungen können, müssen sich aber nicht an den recht rudimentären Regelungen des Gesetzes orientieren. In jedem Fall sollte jedoch die Ermächtigung zur Verabschiedung einer „Nebenordnung“ in die Satzung aufgenommen werden, so das Details, zum Beispiel zum Videokonferenzsystem, Teilnehmerregistrierung und Abstimmungsprozessen, vorgegeben werden können, um unnötige Konflikte zu vermeiden.
Der Entscheidung zur Einfügung von entsprechenden Satzungsregelungen muss jedoch die grundlegende Entscheidung vorausgehen, ob lediglich Arbeitsgremien wie der Vorstand oder wirklich auch die Jahreshauptversammlung als Gremium grundsätzlicher Entscheidungen des Vereins ein solches „Upgrade“ vertragen.
Die Vorteile von Online-Versammlungen liegen auf der Hand. Mögliche Nachteile sollen jedoch auch in die Abwägung einfließen:
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Flexibilität | Verlust von Gelegenheiten persönlicher Begegnung |
| Dezentralität | Reduktion der sozialen Bindung und Verbindlichkeit |
| Vereinfachung von Beteiligungsmöglichkeit | Abhängigkeit von Technik und Verfügbarkeit des Internets |
| Einsparung von Reisekosten | Erhöhung der Komplexität durch größere Formalisierung von Wahlen und Abstimmungen |
| Entfall von Kosten für Räumlichkeiten und Catering | Anfechtbarkeit, insbesondere aufgrund Störungen oder (nicht widerlegbaren) Einschränkungen einzelner Mitglieder bei der Ausübung ihrer Mitgliederrechte |
| Schnelle Auszählung und eindeutige Ergebnisse bei Wahlen und Abstimmungen | Kosten und Abhängigkeit von technischen Dienstleistern |
Soweit sich der Vorstand für eine dauerhafte Ergänzung der Satzung entscheidet, sollte das Thema mit allen Vor- und Nachteilen auf die Agenda für die nächste Mitgliederversammlung gesetzt und eine entsprechende Satzungsänderung zur Diskussion und Abstimmung gestellt werden.
Beispiel für eine Satzungsänderung
__ Online-Mitgliederversammlung
(1) Abweichend von § 32 Absatz 1 Satz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) kann der Vorstand nach seinem Ermessen beschließen und in der Einladung mitteilen, dass die Mitglieder an der Mitgliederversammlung ohne körperliche Anwesenheit an einem Versammlungsort teilnehmen und ihre Mitgliederrechte im Wege der elektronischen Kommunikation ausüben können (zum Beispiel per E-Mail, Online-Formular) oder aber ihre Stimme im Vorhinein ohne Anwesenheit bzw. Teilnahme an der Online-Mitgliederversammlung schriftlich abgeben können.
(2) Der Vorstand regelt in der Wahlordnung geeignete technische und organisatorische Maßnahmen für die Durchführung einer Online-Mitgliederversammlung, die insbesondere sicherstellen sollen, dass nur Vereinsmitglieder an der Mitgliederversammlung teilnehmen und ihre Rechte wahrnehmen.
In der Wahlordnung ist auch die Durchführung des elektronischen Wahlverfahrens zu verschriftlichen sowie die Stimmabgabe im Vorhinein, wenn Mitglieder nicht an der Online-Mitgliederversammlung teilnehmen möchten.
(3) Die Wahlordnung ist nicht Bestandteil der Satzung. Für Erlass, Änderung und Aufhebung der Wahlordnung ist der Vorstand zuständig, der hierüber mit einfacher Mehrheit beschließt. Die jeweils aktuelle Fassung der Wahlordnung ist den Vereinsmitgliedern vor der Durchführung einer Online-Mitgliederversammlung zur Kenntnis zu geben, damit sie verbindlich wird.
(4) Die Bestimmungen dieses Paragrafen gelten für Vorstandssitzungen und Vorstandsbeschlüsse entsprechend.
Beispiel für eine Satzungsformulierung – Zitiert nach Landessportbund Hessen e. V. – Stand: 01/2021
https://www.lsbh-vereinsberater.de
Virtuelle Mitgliederversammlungen in der Praxis
In Vorbereitung einer virtuellen Mitgliederversammlung sind insbesondere folgende Fragen zu klären:
Welche Instrumente für die Kommunikation?
Bei Durchführung einer virtuellen Mitgliederversammlung muss sichergestellt werden, dass 1. sämtlichen Mitgliedern der Zugang zur virtuellen Mitgliederversammlung eröffnet ist und zugleich 2. ausschließlich Mitglieder und zugelassene Gäste teilnehmen. Die virtuelle Mitgliederversammlung sollte daher in einem passwortgesicherten digitalen Raum und nur aufgrund vorheriger Mitteilung eines individuellen Passworts gegenüber den Teilnehmern vor der Versammlung erfolgen. Die Teilnehmer sollten ihre Identität durch Verwendung des Klarnamens kenntlich machen.
Zudem muss ein technisches System ausgewählt werden, das den datenschutzrechtlichen Anforderungen genügt. Ausgerechnet bei den gängigsten und leistungsfähigsten Produkten ist dieses zurzeit kein geringes Problem.
Um Anfechtungsrisiken zu minimieren, ist eine Plattform auszuwählen, die die Kommunikation zwischen den Versammlungsteilnehmern und dem Versammlungsleiter in Echtzeit ermöglicht. Auch die Möglichkeit, sich alternativ per Telefon einzuwählen, sollte geschaffen werden. Jedoch ist der Verein nicht dazu verpflichtet, jeden möglichen Kommunikationsweg anzubieten. Technische Störungen aus der Risikosphäre des Teilnehmers stellen nach überwiegender Meinung keinen Anfechtungsgrund dar. Eine effektive und den Regeln der Satzung entsprechende Wahrnehmung der Mitgliedschaftsrechte (Rede-, Informations- und Stimmrecht) ist jedoch durch die Eröffnung einer Kommunikationsmöglichkeit untereinander sowie mit dem Versammlungsleiter in Echtzeit zu gewährleisten. Das Verlesen der Texte aus einem Chat ist beispielsweise gegenüber der Videoübertragung der Beiträge des Vorstandes nicht als „gleichwertig“ anzusehen. Auch sollte darauf geachtet werden, dass der jeweilige Versammlungsleiter stabil mit Bild und Ton zu sehen ist, um ansonsten vorhersehbar chaotische Versammlungsverläufe zu verhindern.
Auch bei einer hohen Teilnehmerzahl sollte sichergestellt werden, dass das Videokonferenz-System nicht zusammenbricht. Ein Ausschluss von teilnahmeberechtigten Mitgliedern, weil die gewählte Lizenz oder der Server des Vereins keine ausreichenden Kapazitäten hat, ist keine rechtlich hinreichende Entschuldigung. Die Verfügbarkeit des technischen Systems steht in der Verantwortung des Vereins. Nicht lediglich unwesentliche Störungen in seiner Risikosphäre können zur Anfechtbarkeit der Versammlung und der Ergebnisse insgesamt führen.
Rederecht & Abstimmung
Das Prozedere der Teilnahme und die Ausübung der mitgliedschaftlichen Rechte einer virtuellen Mitgliederversammlung müssen in der Einladung und Wahlordnung erläutert werden. Die Regelungen der Satzung sollten möglichst korrekt in analoge Abläufe und technische Prozesse „übersetzt“ werden. So muss etwa sichergestellt werden, dass nur stimmberechtigte Mitglieder an Wahlen oder Abstimmungen teilnehmen. Stimmenhäufungen und ungleiche Stimmgewichte sind ebenfalls korrekt zu erfassen. Einzel- oder Listenwahlen, die Möglichkeit von Stimmenhäufung in einer Liste usw. sind je nach Übung des Vereins von der Präsenz so gut als möglich in den virtuellen Raum zu übertragen.
Bei virtuellen Versammlungen kann das Rederecht auch zum „Schreibrecht“ werden, wenn Mitglieder sich lediglich per Chat austauschen wollen. Generell allein dem Vorstand, nicht aber den Mitgliedern, Zugang zur Ton- und Videoübertragung zu geben, dürfte dagegen rechtliche Probleme „vorprogrammieren“.
Soweit die Satzung „offene“ Abstimmungen zur Regel macht, können in kleinen Vereinen Abstimmungen per Handzeichen in die Kamera hinreichend praktikabel sein. Gerade bei einer großen Teilnehmerzahl und zahlreichen Abstimmungen wird jedoch nur die Nutzung der Abstimmungsfunktionen im Videosystem oder einer separaten Abstimmungssoftware nötig sein. Wenn die Satzung allerdings nur geheime „Zettelwahl“ zulässt, dürften die üblichen Abstimmungsfunktionen in den gängigen Konferenztools nicht ausreichen. Hier bieten spezialisierte Dienstleister – zum Teil sehr teure – Lösungen an. Diese behaupten zum Teil ein Sicherheitsniveau, das angeblich an das Niveau des Wahlgeheimnisses einer Bundestagswahl heranreichen sollen. Auch wenn daran schon aus prinzipiellen Überlegungen heraus gezweifelt werden darf, so dürfte aber auch ein niedrigeres Niveau in einem Verein ausreichen und kann der Verein hier einiges an Kosten einsparen, wenn er entsprechende „offene“ Regelungen in Satzung und Wahlordnung aufnimmt.
Dokumentation und Protokoll
Die verwendete Konferenzsoftware sollte sowohl die Möglichkeit vorsehen, eine umfassende Anwesenheitsliste herunterzuladen, als auch Abstimmungen durchzuführen und deren Ergebnisse herunterzuladen. Beim Aufsetzen der Konferenz ist darauf zu achten, dass die entsprechenden Felder angekreuzt werden, um diese Funktionen später nutzen zu können.
Die Anwesenheitsliste sollte auch genau Auskunft darüber geben, wer wie lange in der Versammlung eingewählt war. Besteht keine Möglichkeit, die Abstimmungsergebnisse herunterzuladen, sind sie händisch zu erfassen und im Protokoll aufzuführen. Der Protokollführer und der Versammlungsleiter haben das Protokoll mit allen Anlagen in wenigstens einer Version ausgedruckt und unterschrieben zu den Akten des Vereins zu nehmen.
Fazit
So oft bereits Videokonferenzen heute schon in Beruf und Alltag eingesetzt werden, so herausfordernd kann sich ihr Einsatz für Mitgliederversammlungen im Verein erweisen. Der damit verbundene Aufwand in der Vorbereitung und ggfs. sogar an Kosten sollte nicht zu gering eingeschätzt werden, um unnötige Friktionen im Verein zu vermeiden.
Autor
Rechtsanwalt Jan Mönikes