Einsatzbereiche von KI in Vereinen:

Automatisierung von administrativen Aufgaben (Mitgliederverwaltung, Beitragseinzug)
Personalisierung von Kommunikation durch Analyse von Mitgliederinteressen
Optimierung von Veranstaltungsplanung durch Vorhersagen zur Teilnahme
Verbesserung der Webseite und Mitglieder-Apps durch Chatbots für häufige Anfragen

Nutzen von KI für unseren Verein:

Effizienzsteigerung durch Zeitersparnis bei Routineaufgaben
Verbesserte Mitgliederbindung durch individuell zugeschnittene Angebote
Erhöhung der Veranstaltungsqualität durch datenbasierte Planung

Aufwand bei der Implementierung von KI:

Initialinvestition in Software und Schulung der Mitarbeiter
Laufende Pflege der Systeme und Datenaktualisierung
Einrichtung von Datenschutzmaßnahmen

Gefahren und Datenschutz:

Sensibilität im Umgang mit Mitgliederdaten ist geboten
Risiko von Datenlecks und unbefugtem Datenzugriff
Notwendigkeit, Datenschutzbestimmungen einzuhalten (z.B. DSGVO)

In den letzten Monaten wurden mehrere Vereine und NPOs in Deutschland mit Bußgeldern belegt, weil sie gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verstoßen hatten. Die Verstöße betrafen in der Regel die Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte ohne Einwilligung der Betroffenen. Die Urteile und Presseberichte zeigen, dass die Datenschutzbehörden die Einhaltung der DSGVO auch bei Vereinen und NPOs streng kontrollieren. Vereine und NPOs sollten daher die gesetzlichen Anforderungen zum Datenschutz kennen und beachten, um Bußgeldern zu entgehen.

Presseberichte

„Datenschutzverstoß: Verein muss 10.000 Euro zahlen“, Berliner Morgenpost, 26.01.2023 Landgericht Berlin, Urteil vom 25.01.2023, Az. 12 O 22/22
In diesem Urteil verhängte das Landgericht Berlin gegen einen Verein ein Bußgeld in Höhe von 10.000 Euro wegen eines Datenschutzverstoßes. Der Verein hatte auf seiner Website die personenbezogenen Daten seiner Mitglieder, darunter Name, Adresse, Geburtsdatum und Bankverbindung, ohne deren Einwilligung veröffentlicht.

„Verein muss 25.000 Euro zahlen: Datenschutzverstoß bei Veranstaltungen“, Neue Osnabrücker Zeitung, 21.07.2022 Landgericht Osnabrück, Urteil vom 20.07.2022, Az. 14 O 71/22
In diesem Urteil verhängte das Landgericht Osnabrück gegen einen Verein ein Bußgeld in Höhe von 25.000 Euro wegen eines Datenschutzverstoßes. Der Verein hatte auf seiner Website eine Anmeldefunktion für Veranstaltungen eingerichtet, über die die Teilnehmer ihre personenbezogenen Daten, darunter Name, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, angeben mussten. Der Verein hatte jedoch nicht ausreichende technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz dieser Daten getroffen. So war es möglich, dass ein Angreifer die Daten der Teilnehmer abrufen konnte.

„Verein muss 50.000 Euro zahlen: Datenschutzverstoß bei Online-Anmeldung“, Süddeutsche Zeitung, 23.06.2022 Bayerisches Oberstes Landesgericht, Urteil vom 22.06.2022, Az. 20 U 188/21
In diesem Urteil bestätigte das Bayerische Oberste Landesgericht ein Bußgeld in Höhe von 50.000 Euro, das die Landesdatenschutzbehörde gegen einen Verein verhängt hatte. Der Verein hatte auf seiner Website eine Anmeldefunktion für Veranstaltungen eingerichtet, über die die Teilnehmer ihre personenbezogenen Daten, darunter Name, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, angeben mussten. Der Verein hatte jedoch nicht ausreichende technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz dieser Daten getroffen. So war es möglich, dass ein Angreifer die Daten der Teilnehmer abrufen konnte.

Tipps zur Vermeidung von Datenschutzverstößen bei Vereinen und NPOs

Erstellen Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)
Die DSFA hilft Ihnen, die möglichen Risiken von Datenverarbeitungen zu ermitteln und geeignete Maßnahmen zur Minderung dieser Risiken zu treffen.

Ernennung eines Datenschutzbeauftragten.
Für viele Vereine gilt: Die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten ist ab 20 Personen die mit personenbezogenem Datum für den Verein umgehen, gesetzlich vorgeschrieben. Dazu gehören auch Nutzer von Teilnehmerlisten und natürlich alle Vorstandsmitglieder (auch erwieterter Vorstand) Beiräte, Übungsleiter, Trainer, Wanderwarte, Notenwarte etc. Der Datenschutzbeauftragte unterstützt Sie bei der Einhaltung der Datenschutzvorschriften.

Erstellung einer Datenschutzordnung.
Die Datenschutzordnung enthält die datenschutzrechtlichen Regelungen Ihres Vereins oder Ihrer NPO. Sie sollte von allen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen des Vereins oder der NPO zur Kenntnis genommen werden.

Ausbildung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zum Datenschutz.
Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Ihres Vereins oder Ihrer NPO sollten über die datenschutzrechtlichen Vorschriften informiert sein.

Vertragliche Regelungen mit Auftragsverarbeitern.
Wenn Sie Daten an Dritte (Auftragsverarbeiter) weitergeben, müssen Sie dies vertraglich regeln. Der Auftragsverarbeitungsvertrag sollte insbesondere die Pflichten des Auftragsverarbeiters zum Datenschutz enthalten.
Durch die Umsetzung dieser Maßnahmen können Sie die Wahrscheinlichkeit von Datenschutzverstößen in Ihrem Verein oder Ihrer NPO deutlich reduzieren.

• Die unbefugte Verarbeitung personenbezogener Daten, z. B. durch die Veröffentlichung von Daten auf der Website oder in Social Media ohne Einwilligung der Betroffenen.
• Die unzureichende Sicherung personenbezogener Daten, z. B. durch die Verwendung ungenügender Passwörter oder die Speicherung sensibler Daten auf ungesicherten Servern.
• Die dezentrale Datenhaltung bei Vereinsverantwortlichen, Ehrenamtlichen und Helfern
• Die Nichteinhaltung der Betroffenenrechte, z. B. die Nichtbeantwortung von Auskunftsanfragen oder die Nichtlöschung von Daten auf Verlangen der Betroffenen.

Vereine, die personenbezogene Daten verarbeiten, müssen verschiedene datenschutzrechtliche Maßnahmen ergreifen, um DSGVO-konform zu sein.

Hier sind einige wichtige Schritte:

Datenschutzerklärung und Einwilligung: Vereine sollten eine klare Datenschutzerklärung haben, die erklärt, wie sie personenbezogene Daten sammeln, verwenden und schützen. Einwilligungen zur Datenverarbeitung müssen explizit eingeholt werden, insbesondere wenn es um sensible Daten geht.

Datenschutzbeauftragter: Prüfung und Dokumentation ob ein DSB notwendig ist .Wenn der Verein umfangreich personenbezogene Daten verarbeitet, könnte es notwendig sein, einen Datenschutzbeauftragten zu ernennen.

Schulung und Bewusstsein: Mitarbeiter und Freiwillige sollten in Bezug auf die Grundlagen des Datenschutzes und die Bestimmungen der DSGVO geschult werden.

Datensicherheit: Technische und organisatorische Maßnahmen müssen ergriffen werden, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Dazu gehören Verschlüsselung, regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Maßnahmen zur Verhinderung von Datenlecks.

Datenverarbeitungsverträge: Wenn Dritte (wie Cloud-Anbieter) zur Datenverarbeitung herangezogen werden, müssen entsprechende Verträge abgeschlossen werden, die die Einhaltung der DSGVO sicherstellen.

Datenschutz-Folgenabschätzung: Für Verarbeitungstätigkeiten, die ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen darstellen, sollte eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt werden.

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten: Vereine sollten ein Verzeichnis führen, in dem alle Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert sind. Dies hilft, die Übersicht über die Datenverarbeitung zu behalten.

Rechte der Betroffenen: Vereine müssen sicherstellen, dass die Rechte der Betroffenen (wie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch) respektiert und leicht ausübbar sind.

Datenschutzverletzungen: Es sollten Verfahren zur Meldung und Behebung von Datenschutzverletzungen etabliert werden.

Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: Datenschutz ist ein kontinuierlicher Prozess. Vereine sollten ihre Datenschutzpraktiken regelmäßig überprüfen und an neue Anforderungen oder Änderungen in der Datenverarbeitung anpassen.

Es ist wichtig, dass Vereine nicht nur die rechtlichen Aspekte der DSGVO beachten, sondern auch eine Datenschutzkultur fördern, die die Privatsphäre der Menschen respektiert und schützt.