Was bedeutet die Abkürzung DSGVO und EU-DSGVO

Erklärung des Begriffes DSGVO:

Dies bezeichnet die Europäische Datenschutzgrundverordnung, in Kraft getreten am 25.5.2018, die den Umgang mit personenbezogenen Daten (von natürlichen Personen) regelt.

Was bedeutet die Abkürzung TOM

Erklärung des Begriffes TOM:

 TOM steht als Abkürzung für die „Technisch-Organisatorische Maßnahmen“, die im Rahmen eines DSGVO konformen Umgangs mit personenbezogenen Daten umgesetzt, bzw. beachtet werden müssen

In Anlehnung an das Regierungsprojekt Industrie 4.0 benötigen auch wir im Verein, im Ehrenamt, im bürgerschaftlichen Engagement neue Möglichkeiten und Strategien, die das Engagement aller Beteiligten weiterbringen und vorantreiben.

Gerade durch und in der Corona Krise haben wir erfahren müssen, wie wichtig das Miteinander-Sein, das Miteinander-Tun, die Teilhabe für uns als Menschen in- und außerhalb der Vereine ist. Wir haben lernen müssen, dass ohne den virtuellen Austausch, das „Reale-Vereinsleben“ fast zum Erliegen kommt.

Der Verein online, virtuell und digital muss daher, im Einklang mit dem realen Vereinsleben, dieses verstärken und ergänzen. Hierzu benötigen wir das richtige Wissen, die richtigen Tools ebenso wie die rechtlichen Grundlagen. Verein 4.0 steht als gesamtheitliches Projekt für die Vereinsentwicklung für Morgen z.B. in den Schwerpunktthemen: Nachfolgefähigkeit | Rechtliche Rahmenbedingungen zu DSGVO und Haftung | Das digitale Vereinsheim – als Brücke zwischen realem und virtuellem Verein | Die schlanke Satzung 4.0 und Organisationsentwicklung.

Vereine fördern | stärken | entwickeln – zukunftsfähig gestalten, sind die Ziele des bvve.
Spartenübergreifend in Sport, Kunst, Kultur, Freizeit und Sozialem.

Die Vereinsführung hat in der Regel einen Vorstand oder ein Präsidium – die Anzahl der Vorstandsmitglieger ergibt sich aus der Satzung des Vereins. Der §26 BGB gibt nur her, das es diesen Vorstand geben muss; d.h. theoretisch denkbar ist auch nur eine Person als eingetragener Vorstand.

Die Vereinsführung hat in der Regel einen Vorstand oder ein Präsidium – die Anzahl der Vorstandsmitglieger ergibt sich aus der Satzung des Vereins. Der §26 BGB gibt nur her, das es diesen Vorstand geben muss; d.h. theoretisch denkbar ist auch nur eine Person als eingetragener Vorstand. Bei einer Stimmgleichheit einer Entscheidung im Vorstand kann eine analoge Heranziehung einer Bestimmung aus der Verwaltung der Mitglieder nicht durchgeführt werden, es sei denn, die Satzung erlaubt dies. Ansonsten bleibt nur, eine Satzungsänderung dazu durchzuführen. Hier kann man auf die Regelungen der neue Verodnung für Vereine §5 zurückgreifen, die auch ein Online Stimmabgabe ermöglicht. Ein Protokoll ist weiterhin bei den Online Versammlungen zu führen, auch um solche Beschlüsse beweisen zu können.

Hier hilft der ein Blick in die Verordnung vom 27.3.2020, § 5 Absatz 2 schafft als Sonderregelung zu § 32 Absatz 1 Satz 1 BGB die gesetzlichen Voraussetzungen, dafür, das im Jahr 2021 die Vorstände noch im Amt bleiben,auch ohne Wahl.

Bei Daten, die von dem 25.5.2018 erhoben worden, müssen nachträglich keine Einwilligungne oder Informationen herausgegeben werden.

Eine vollständige Datenschutzerklärung muss nicht in die Satzung, aber ein Hinweis darauf, das Daten verarbeitet werden und es noch nähere Informationen ausserhalb der Satzung in einer Verordnung (z.B. Vereinsordnung) dazu gibt. Dadurch bleibt man bei Veränderungen flexibel.

Hier kann es durch einen Aushang, Mail oder Information in der Vereinszeitung an die Mitglieder die Nachricht geben, das es neue Datenschutzverordnungen im Verein gibt.

Müssen in SocialMedia Kanälen Datenschutzerklärungen hinterlegt werden?

Sobald Sie dort personenbezogene Daten veröffentlichen (Gesichter, Merkmale zu einer Person, Namen etc) müssen Sie dies tun. Hier müssten Sie in Ihrem Account eine Verlinkung oder den Originaltext hinterlegen. Besser noch, Sie zeigen dieses alles nicht dort, sondern verweisen auf Ihre Homepage, dort muss ohnehin eine Datenschutzerklärung hinterlegt sein, dann können Sie aber (mit Einverständnis der Personen) Bilder und Namen veröffentlichen. In den Social Media Kanälen können Sie dann auf Ihre Seite mit den weiteren Infos verweisen.

Ja, dies ist in Artikel 28 der DSGVO klar geregelt. Hier prüfen die Behörden auch nachdrücklich und eindringlich.

Viele App-Anbieter haben heutzutage schon erkannt, das sie auf die steigende Anfrage nach digitalen Versammlungs-Apps reagieren müssen. Hier empfehlen wir, nach den besonderen Bedürfnissen Ihres Vereines bei Abstimmungen zu schauen. Wenn Sie in der Regel keine geheimen Wahlen durchführen, sind Sie in der Wahl freier, achten Sie aber darauf ob Ihre Satzung auf Antrag auch geheimen Abstimmungen ermöglicht.

Sollte die geheime Abstimmung nicht ausgeschlossen sein, muss auf Antrag auch eine geheime Abstimmung möglich sein. Dies ist in der Praxis bei virtuellen Versammlungen nicht immer rechtskonform möglich. Wir vom Bundesverband arbeiten hier an einer entsprechenden APP.

Schauen Sie vor allen, ob der Anbieter DSGVO-Konform ist, also z.B. einen Server in einem Land mit DSGVO-Standard betreibt. Ob die Auftragsverarbeitungsverträge vorliegen und ob es einen geregelten Support gibt.

 Gibt es Richtlinien für eine Nutzung von Social Media Kanälen im Verein?

Diese Richtlinien sollten Sie als Verein erschaffen. Es gilt aber vorrangig, dass Sie im Verein, genauso wie ein Unternehmen, an die DSGVO gebunden sind.

Also das keine personenbezogenen Daten gegen die Bestimmungen der DSGVO verarbeitet werden dürfen.

Die Nutzung von Social Media Kanälen erfordert ein besonders hohes Maß an Vorsicht, da die Daten zum einen durch Drittstaaten verarbeitet werden, die nicht der Europäischen Datenschutzgrundverordnung unterliegen, also keinen besonderen Schutz genießen, zum anderen spätestens bei der zweiten Weitergabe (sharing oder like) nicht mehr kontrollierbar sind. Hier empfehlen wir, das Sie für alle verbindlich Regelungen zur Nutzung treffen. 

Sollte man/darf man personenbezogene Daten im Verein per Whats app und anderen Social Media Kanälen verschicken? Welche Alternativen gäbe es dazu?

Der Versand von Vereinsdaten über Chatkanäle sollte am besten unterbleiben.

Inwieweit Verabredungen unter den Mitgliedern getroffen werden (Treff zum Sport, gemeinsame Fahrgruppen) steht auf der privaten Seite der einzelnen Personen.

Vereinsmitarbeiter sollten in Ausübung der Tätigkeit z.B. auf Nachrichten per Mail ausweichen (auch hier auf Verschlüsselung achten). Es gibt einzelne Chat Anbieter, die mit Sicherheit in der Kommunikation werben. Dort sollte man schauen, dass auch hier am besten der Serverstandort in Europa (DSGVO bezogen) liegt, der Auftragsverarbeitungsvertrag offen kommuniziert ist und der Support seriös ist.

Gemäß der Verordnung vom 27.2.2020 können (bis zum 31.12.2021) Satzungsänderungen online durchgeführt werden, weiterhin nach den Regeln der form- und fristgerechten Ladung und den Mehrheitsbeschlüssen (und den anderen Formerfordernissen bei Satzungsänderungen).

Kann man Vereinsstrafen in Satzung festlegen?

Die rechtliche Grundlage für Vereinsstrafen liegen in der Satzung. Es geht hier um Sanktionierung von Vereinsmitgliedern bei Fehlverhalten gegen die Interessen des Vereine oder Regelungen.

Hier sollte in der Satzung festgelegt sein, diese festzuschreiben, und auch, wer Sanktionsberechtigt ist.(z.B. Vorstand, Ausschuss etc.)

Ist eine Verschiebung der Mitgliederversammlung ins Jahr 2021 möglich?

Durch die Corona Pandemie bedingt können und konnten viele Mitgliederversammlung in 2020 nicht stattfinden.

Dies bringt einige Vereine in Schwierigkeiten, da noch einige Belange zu regeln wären. Umlagen, Erhöhung von Beiträgen, turnusmäßige Neuwahlen.

Jedoch gibt auch hier die Corona-Verordnung des Bundes die Möglichkeit, die Versammlung auf das Jahr 2021 zu verschieben, um den Bedingungen gerecht zu werden.

Jedoch sollten Sie zeitig über ein geeignetes Format einer Versammlung nachdenken, da spätestens am 31.12.2021 die Verordnung außer Kraft tritt.

Wann darf man Mitglieder Daten weitergeben? Es geht um eine Mitteilung der Daten an den Landesverband (für Versicherung)

Die Mitglieder haben grundsätzlich ein Recht darauf zu erfahren, was mit ihren Daten geschieht.
Also auch, wenn Sie ohne ihr Wissen weitergegeben worden sind. Um hier Komplikationen zu vermeiden, sollten Sie sich eine Einwillligung der Mtiglieder einholen, wobei Sie schauen sollten, ob nicht vielleicht eine solche generell bei Beitritt schon vorliegt. Mit dem Verband sollten Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO haben, der Ihnen genau sagt, wozu und wie diese Daten verwendet werden.

Welche Daten gelten als privat und welche nicht im Verein?
„Ich haben privat eine Liste mit Kontaktdaten zu anderen Mitgliedern, um schnelle Kotaktaufnahme zu ermöglichen“

Sofern die Personen Ihnen die Daten selbst zu diesem Zweck oder mit ihrer Einwillung gegeben haben, das Sie sie kontaktieren dürfen, ist genau dieser Zweck gedeckt.

Daten, die dem Verein zur Verwendung für Vereinszwecke gegeben werden, dürfen auch nur dafür verwendet werden.
Daher sollten Sie bei der Aufnahme von Kontaktdaten auch darauf hinweisen, das diese zum Zwecke der Kontaktaufnahme (durch den Verein oder eine berechtigte Person) verwendet werden. All diese Daten sind nicht privat.

„Organisationsentwicklung (OE; englisch organization development, OD) ist ein organisationstheoretisches Konzept, um geplanten sozialen Wandel in Organisationen umzusetzen“, so die wissenschaftliche Definition.

In der Kurzfassung benannt,  ist der wesentliche Kernbereich der Organisationsentwicklung, das diese Beziehungen untersucht und behandelt, Verhalten und Einstellung gegenüber uns und unserem Tun im Verein und in der gesamten Vereinsarbeit im Innen und Außen beleuchtet und beschreibt. Die Organisationsentwicklung ist ein breit angelegter, andauernder, mittel- bis langfristiger Ansatz. 

Die Organisationsentwicklung basiert auf Erkenntnissen und Methoden der Verhaltenswissenschaften, sie ist prozessorientiert (kontrastiert zu zielorientiert). Ebenso ist Grundlegender Bestand die Moderation und Organisationsentwicklung ist partizipativ. Dies bedeutet  Beteiligung, Teilhabe, Teilnahme, Mitwirkung, Mitbestimmung, Mitsprache, Einbeziehung aller Agierender. 

Sie sehen, die Gesamtheit der Definition und Umsetzung kann in diesen FAQs leider nicht detailliert erläutert werden. Gerne stehen wir vom Bundesverband der Vereine und des Ehrenamtes, Ihnen in Weiterbildungsmaßnahmen oder Einzel-Vereins-Coaching dafür zur Verfügung. Gerne lassen wir Sie an unserer Expertise teilhaben.

Hier sollte man auf eine breite Kommunikation innerhalb des Vereins setzen.

Die Anprache von jüngeren Mitgliedern zur Hilfe und Umsetzung von Lösungen ist oft ein guter Weg.

Falls die Mitglieder ein internetfähiges Mobilphone benutzen könnte hier ein digitales Tor geöffnet werden.

Oder man schafft Verbindungen von Jung und Alt, die zusammenkommen und man z.B. Tabletts zur Mitgliederversammlung zur Verfügung stellt, und dies durch ein Internet affines Mitglied begleitet.

Ggfs. ermitteln und erfragen, wer keine Internetanbindung hat und diesen Mitgliedern dann die Informationen „analog“ per Post zukommen lassen.

Abstimmungen können auch im Umlaufverfahren, bei Mail oder anders Schriftlich durchgeführt werden. Man sollte versuchen, eine Art Check durchzuführen, welche Mitglieder wie zu erreichen sind. Schwierig ist ja die Situation nur derzeit, in der sich die Mitglieder nicht treffen können. Die Alternativen sind oben aufgezeigt. Es erfordert in dieser Zeit tatsächlich einiger Initiative, persönlichen Kontakt z.B. per Telefon zu halten. Aber versuchen Sie, auch z.B. per Aushang oder Telefonketten, die Mitglieder zu erreichen. Vielleicht können Sie Mitglieder auch dazu begeistern, doch ein Internetfähiges Telefon zu erwerben, vielleicht kennt sich im Verein ein jüngeres Mitglied aus? Es lässt sich auch oft mit dem Nutzen von Notrufknöpfen am Handy argumentieren.

Hier ist klassische Projektplanung gefragt. Das bedeutet Vorhaben zu identifizieren, benennen und kalkulieren. Nicht als Teil eines Ganzen im Verein, sondern als Einzelprojekt. Also kann z.B. ein Ziel sein, die Mitgliederzahl um x% im Laufe eines Jahres anzuheben. Dafür braucht man dann eine Strategie und vor allem ein Team. Hier sollte man ähnlich in einem Unternehmen Leute zusammenbringen, die verschiedene Kompetenzen einbringen, und dann auch von diesem Projekt erzählen können. Es wirkt oft, auch Personen an Bord zu holen, die nicht direkt eine Entscheiderrolle haben, die aber dann auch in einem Artikel oder der Vereinszeitung erwähnt werden.

Es gibt viele Vereins-Apps am Markt.

Die Auswahl der Vereins-App richtet sich nach den einzelnen Bedarfe des Vereins und seines Budgets.

Es gibt derzeit viele Anbieter auf dem Markt, da erkannt wurde, das hier ein großer Bedarf besteht.

Jedoch agieren viele Anbieter leider nicht im datenschutzsicheren Raum.

Oft fehlen die Hinweise auf den Datenschutz ganz, oder sind nur rudimentär angelegt.
Wir haben viele der Mängel erkannt und kennen aber auch auf der anderen Seite die Bedürfnisse der Vereine. Somit erarbeiten wir derzeit eine eigene Lösung, die alles abbilden soll

Siehe  https://bundesverband.bvve.de/Intensiv-Workshop-DTVH/

Ja, wir haben eine Vereinscloudlösung als Basis des digitalen Vereinsheimes geschaffen und starten mit dieser in unseren „Online-Projekttagen und virtuellen Tagesworkshops“ ab März 2021.

D.h. das digitale Vereinsheim bündelt die Themen des Vereins in Verwaltung und Struktur und ermöglicht eine zentrale Verarbeitung und Speicherung von Dokumenten and Dateien in einer DSGVO konformen Cloudumgebung.
Schematisch haben wir unsere Vision des digitalen Vereinsheims hier abgebildet.

Wichtig im digitalen Vereinsheim ist jedoch auch die lokale „Offline-Nutzung“ also wenn kein Internet zur Verfügung steht.

Wie dass alles funktioniert zeigen wir in unseren Projekttagen und Tagesworkshops.

Das besondere daran ist, dass jeder teilnehmende Verein sein ein eigenes grundlegend, auf seinen Vereinsnamen eingerichtetes digitale Vereinsheim im Workshop erhält.

In diesem arbeitet jeder Teilnehmer moderiert dann aktiv. Die Hauptthemen und Inhalte können Sie hier nachlesen …

Hier ist immer auf den Zweck und die Wichtigkeit der zu übermittelnden Daten zu schauen.

Von den derzeit beliebten Chat Kanälen würden wir abraten, wenn es vereinsspezifische Informationen betrifft.

Es sollten also überwiegend Mails (verschlüsselt und nicht über private Mail-Adressen) genutzt werden, sollte es sich um Daten mit Personenbezug handeln

Ein digitales Vereinsheim gestaltet man durch die Abbildung aller wesentlicher Bereiche des Vereins von Innen und Außen.

D.h. das digitale Vereinsheim soll sein:

• Service Portal für Mitglieder und Interessenten
• Kommunikationszentrum für alle am Verein Interessierten
  Wesentlicher Bestandteil ist hier der Vereinskalender und seine Veranstaltungen
  Seine Einbindung auf der der Webseite ist wichtig. Noch besser ist natürlich die Integration der Webseite im digitalen Vereinsheim.
• Informationskanal für die Verwaltung. Aber auch hier sollen Außenstehende, Sponsoren, Helfer, Ehrenamtliche mit wichtigen Informationen versorgt werden
  Es ist die zentrale Verwaltungs- und Organisationsplattform des Vereins.

In der Summe ist das Digitale Vereinsheim das zentrale Marketinginstrument und öffentliche (PR) Plattform des Vereins. 

Das Vereinsheim bildet die Brücke zwischen virtueller und realer Vereinswelt. Viele ältere Mitglieder und Interessierte haben heute Internet , deshalb ist das Digitale Vereinsheim ist ein wesentlicher Bestandteil zur aktiven Teilhabe im Verein 4.0

Innerhalb unserer Förderung zum Verein 4.0 bieten wir allen Teilnehmern (pro teilnehmender Verein) der Workshops im März und April das Digitale Vereinsheim für die Dauer eines Jahres kostenlos an.
Auch das Hosting in der DSGVO konformen Cloud des Bundesverbandes der Vereine und des Ehrenamtes ist bereits enthalten.

Unser Versprechen für die Workshops ist: „Sie kommen morgens virtuell zum Seminar und gehen am Nachmittag mit der komplett funktionierenden Cloud „Digitales Vereinsheim“ für Ihren Verein!“

Wir selber setzen keine derartigen Systeme und Tools ein. Hier können wir nur auf Definition der Begrifflichkeit verweisen damit ist eigentlich das Wesentlich daraus klar.

Der Raspberry Pi (Aussprache in Britischem Englisch: ˈrɑːzb(ə)rɪ ˈpaɪ) ist ein Einplatinencomputer, der von der britischen Raspberry Pi Foundation entwickelt wurde. Der Rechner enthält ein Ein-Chip-System (SoC) von Broadcom mit einer Arm-CPU. Die Platine hat das Format einer Kreditkarte. Der Raspberry Pi kam Anfang 2012 auf den Markt; sein großer Markterfolg wird teils als Revival des bis dahin weitgehend bedeutungslos gewordenen Heimcomputers zum Programmieren und Experimentieren angesehen.^[1] Der im Vergleich zu üblichen Personal Computern sehr einfach aufgebaute Rechner wurde von der Stiftung mit dem Ziel entwickelt, jungen Menschen den Erwerb von Programmier- und Hardware-Kenntnissen zu erleichtern. Entsprechend niedrig wurde der Verkaufspreis angesetzt, der je nach Modell etwa 5 bis 60 Euro beträgt.

Es ist der meistverkaufte britische Computer: Bis November 2020 wurden 36 Millionen Geräte verkauft.^[2] Die Entwicklung des Raspberry Pi wurde mit mehreren Auszeichnungen bzw. Ehrungen bedacht. Es existiert ein großes Zubehör- und Softwareangebot für zahlreiche Anwendungsbereiche. Verbreitet ist beispielsweise die Verwendung als Mediacenter, da der Rechner Videodaten mit voller HD-Auflösung (1080p) dekodieren und über die HDMI-Schnittstelle ausgeben kann. Als Betriebssystem kommen vor allem angepasste Linux-Distributionen mit grafischer Benutzeroberfläche zum Einsatz; für das neueste Modell existiert auch Windows 10 in einer speziellen Internet-of-Things-Version ohne grafische Benutzeroberfläche. Das Booten erfolgt gewöhnlich von einer wechselbaren SD-Karte. Bei der neueren Generation mit dem BCM2837 oder BCM2711 ist der Start auch von einem USB-Massenspeicher^[3] oder Netzwerk^[4] möglich. Eine native Schnittstelle für Festplattenlaufwerke ist nicht vorhanden. (Quelle Wikipedia https://de.wikipedia.org/wiki/Raspberry_Pi)

Als größtes Risiko ist, wenn man die Technik betrachten, das durch instabile Internetleitungen Informationen nicht vollständig übertragen werden.

Weiterhin, das Personen, die eigentlich nicht „zuhörberechtigt“ wären, doch zuhören oder- sehen, und das es durch sogenannte „Datenpannen“ Hackern gelingt, die Versammlungen zu attackieren.

Hier helfen aber einfache Vorsichtsmaßnahmen (Vorabinformation über die ordnungsgemäßen Nutzung von Online Tools) diese Gefährdungen zu minimieren.

Weiterhin sind formale Thematiken oftmals ein Problem in der Durchführung – z.B. wie organisieren ich eine (beantragte) geheime Wahl. Wie kann ich das „geheim“ garantieren und trotzdem im Nachhinein dokumentieren, das die Wahl rechtens war.

Die einfachste Art der digitalen Vereinszeitschrift ist die Druckvorlage als sogenannte PDF zu speichern und über einen Link auf der Webseite zu integrieren.

Es gibt aber auch sehr schöne Tools mit den perfekte Magazine gestaltet werden können, die Online dann blätterbar sind und wer will kann sich diese Vereinszeitschrift dann selbst auch herunterladen.

Somit ist die Vereinszeitschrift oder das Magazin online immer zur Verfügung. bestimmt Bereiche kann man auch in einen internen Bereich auslagern, der dann nur Mitgliedern zur Verfügung steht.

Insgesamt sind „Online Vereinszeitschriften“ damit auch noch ein guter Beitrag zum Umweltschutz.

Wir können generell empfehlen, immer einen Auftragsverarbeitungsvertrag abzuschließen, auf ein Impressum zu achten, d.h. auf den rechtlichen Ansprechpartner zu erkennen bzw. auch eine ladungsfähige Adresse in Händen zu halten, wenn möglich in Deutschland oder mindestens in Europa.

Eine Datenschutzerklärung sollte ebenso Mindestbestandteil auf der Webseite des Anbieters sein. Damit ist man schon mal einen Schritt zur Datensicherheit gegangen.

Ob Sie mit amerikanischen Anbietern arbeiten wollen, damit u.U. eine nicht DSGVO konforme Verarbeitung der Daten eingehen, müssen Sie abwägen. Hier haben Sie nie eine Garantie, das Ihre Daten nicht weitergegeben werden.

Wir gehen diese Wege nicht, denn es kann am Ende ganz schön teuer werden-  letztendlich müssen Sie abwägen, je nach dem, welches Sicherheitsbedürfnis Sie haben.

Denken Sie immer daran: „Bei komplett kostenlosen Angeboten sind Sie nicht der Kunde, sondern das Produkt“,

Das können wir zwar pauschal nicht bejahen oder verneinen 😉  aber es sind große Sicherheitslücken und Bedenken bekannt, die vor allem auf den amerikanischen Anbieterhintergrund beruhen.

„Big Brother is watching you“ in der USA kraft Gesetz!

Man sollte die Vorteile (gerade in der derzeitigen Situation) herausstellen: das die Kommunikation, der Austausch, das gemeinsame Miteinander, weitergehen kann.

Mehr Online Angebote machen, die auch eher die Kommunikation (also zB Chats oder geschlossene Themengruppen) im Vordergrund haben.

vom Prinzip her, wie die „Google“ Thematik.

Warum verabschieden sich immer mehr europäische Regierungen, (Polizei)- Behörden von dem amerikanischen Softwareriesen? 

Auch wir stellen seit 2021 nunmehr komplett um – weg von amerikanischen, nicht DSGVO konformen oder nur sehr schwer DSGVO-konformierbaren Anbietern, hin in Open Source und europäische Anbieter.

Es müssen die Grundsätze nach §26 BGB geregelt sein.

Eine Geschäftsführung fällt nicht darunter- allerdings, sollte sie nicht in der Satzung stehen, wird es schwierig diese zu integrieren.

Gerne verweisen wir hier auf unsere Mustervorlagen und Dokumentationen aus den Workshops zur Satzung 4.0

Auch hier verweisen wir auf im Internet erhältliche Muster (ebenso bei behördlichen Beratungsstellen oder Vereinesverbänden).

Gerne verweisen wir hier auf unsere Mustervorlagen und Dokumentationen aus den Workshops zur Satzung 4.0

Ebenso können Sie uns gerne anschreiben, wir helfen Ihnen gern weiter.

Hier greift für dieses Jahr 2021 noch die Sonderverordnung des Bundes, die zum einen virtuelle Mitgliederversammlungen möglich macht, zum anderen auf die Mehrheitserforderisse bei Anwesenheit Regelungen trifft.

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Diese Sonderregelungen gelten in der Corona-Krise

Am 27.03.2020 ist das „Gesetz zur Abmilderung der Folgen der Covid-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht“ bzw. das „Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie“ in Kraft getreten. Nach Anpassungen am 22.12.2020 enthält es folgende für Vereine relevanten Bestimmungen:

(1) Ein Vorstandsmitglied eines Vereins oder einer Stiftung bleibt auch nach Ablauf seiner Amtszeit bis zu seiner Abberufung oder bis zur Bestellung seines Nachfolgers im Amt.

(2) Abweichend von § 32 Absatz 1 Satz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs kann der Vorstand auch ohne Ermächtigung in der Satzung vorsehen, dass Vereinsmitglieder,

1. an der Mitgliederversammlung ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilnehmen, und Mitgliederrechte im Wege der elektronischen Kommunikation ausüben können oder müssen,

2. ohne Teilnahme an der Mitgliederversammlung ihre Stimmen vor der Durchführung der Mitgliederversammlung schriftlich abgeben können.

(2a) Abweichend von § 36 des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist der Vorstand nicht verpflichtet, die in der Satzung vorgesehene ordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen, solange die Mitglieder sich nicht an einem Ort versammeln dürfen und die Durchführung der Mitgliedersammlung [sic!] im Wege der elektronischen Kommunikation für den Verein oder die Vereinsmitglieder nicht zumutbar ist.

(3) Abweichend von § 32 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist ein Beschluss ohne Versammlung der Mitglieder gültig, wenn alle Mitglieder beteiligt wurden, bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform abgegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde.

(3a) Die Absätze 2 und 3 gelten auch für den Vorstand von Vereinen und Stiftungen sowie für andere Vereins- und Stiftungsorgane.

Abs. 1: Handlungsfähigkeit von Vorständen wird sichergestellt.

Die Amtszeit von Vorstandsmitgliedern, die für eine bestimmte Zeit bestellt wurden, endet mit Zeitablauf. Wenn ein neues Vorstandsmitglied nicht rechtzeitig bestellt werden kann, kann dies dazu führen, dass der Verein bzw. die Stitung nicht mehr ordnungsgemäß vertreten werden kann. Viele, aber nicht alle Vereine und Stiftungen regeln allerdings in ihren Satzungen, dass Vorstandsmitglieder, deren Amtszeit befristet ist, im Amt bleiben, bis ihr Nachfolger gewählt ist.

Durch das o. g. Gesetz bleibt die Handlungsfähigkeit nun auch für solche Vereine und Stiftungen erhalten, die keine entsprechende Regelung in ihre Satzung aufgenommen haben und neue Vorstandsmitglieder aufgrund der Beschränkungen durch die Corona-Pandemie nicht bestellen oder Amtszeiten verlängern können.

Die Wahl kann nach den Regelungen des Abs. 2 Nr. 2 oder Abs. 3 erfolgen, wenn die Satzung die Vorstandswahl im schriftlichen Verfahren nicht ausdrücklich ausschließt.

Die Abberufung von Vorstandsmitglieder bleibt von dieser Regelung unberührt und hat somit weiter nach den entsprechenden Satzungsbestimmungen zu erfolgen.

Abs. 2 und 2a: Virtuelle Mitgliederversammlung sind auf Beschluss des Vorstandes auch ohne Satzungsregelung zulässig.

Nr. 1: Das Gesetz stellt klar, dass bis Ende 2021 virtuelle Mitgliederversammlungen auch ohne ausdrückliche Ermächtigung in der Satzung durchgeführt werden können.

Nr. 2: Zudem ermöglicht es Mitgliedern, ihre Stimmrechte durch vorherige Stimmabgabe auszuüben. Die Stimmabgabe muss schriftlich erfolgen, d. h. in Form einer Erklärung, die eigenhändig unterzeichnet ist und dem Verein im Original zugehen muss. Eine Übermittlung per E-Mail ist nur zulässig, wenn die Erklärung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist.

Es ist unverständlich, warum der Gesetzgeber nicht auch hier Textform zugelassen hat.

Der neue Abs. 2a stellt klar, dass der Vorstand unter den hier genannten Voraussetzungen von der Pflicht zur Einberufung der Mitgliederversammlung entbunden ist.

Abs. 3: Umlaufverfahren ohne Satzungsbestimmung werden erleichtert.

Darüber hinaus wird die Beschlussfassung der Mitglieder im Umlaufverfahren ohne Satzungsregelung dadurch erleichtert, dass die grundsätzlich notwendige Zustimmung aller Mitglieder vorübergehend entfällt und nun lediglich die sonstigen, im Gesetz oder in der Satzung geregelten Mehrheitserfordernisse für eine gültige Beschlussfassung erfüllt sein müssen.

Es müssen alle Mitglieder beteiligt, also zur Beschlussfassung eingeladen werden und bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen abgegeben haben.

Anders als bei der Stimmabgabe gemäß Abs. 2 Nr. 2 ist die Stimmabgabe im Umlaufverfahren in Textform, also z. B. per Fax, E-Mail, WhatsApp oder SMS ohne elektronische Signatur zulässig.

Die Bestimmungen gelten nur für bis Ende 2021 ablaufende Bestellungen bzw. stattfindende Versammlungen.

Abs. 3a: Anwendbarkeit auf andere Organe

Durch die Ergänzung des Abs. 3a ist nun klargestellt, dass die Sonderregelungen für Mitgliederversammlungen auch für alle anderen Organe von Vereinen und Stiftungen gelten – eine für die Praxis dringend notwendige Klarstellung!

Im Prinzip müssen Sie alle Schäden abdecken, die aus der Tätigkeit für den Verein resultierten können – bzw. das können Sie abdecken.

Empfehlenswert sind D&O Versicherung (Vorstand); Veranstaltungshaftpflicht, Haftpflicht, Vermögensschaden- und Unfallversicherung, Datenschutzhaftpflicht. 

Diese Aufzählung ist nicht abschließend zu betrachten.

Jede Änderung in der Satzung muss beim Registergericht eingereicht werden.

Diese Einreichung erfolgt durch den Vorstand (vertretungsberechtgt) zwingend über einen Notar.

Unbedingt ist eine Vereinshaftpflichversicherung abzuschliessen. Diese deckt die Schäden ab, die bei Vereinsaktivitäten einem anderen gegenüber entstanden sind und die gegenüber dem Verein geltend gemacht werden. Falls Sie Veranstaltungen durch führen, sollten Sie eine Veranstalter-Haftpflicht haben. Empfohlen ist auch eine Datenschutz-Haftpflicht, wenn Sie Daten von Mitgliedern nicht nur in kleinem Umfang verarbeiten. Eine Vermögensschadenversicherung und D&O (Directors-and-officers)-Versicherung sollte man auf alle Fälle mal andenken.

Unbedingt ist eine Vereinshaftpflichversicherung abzuschliessen. Diese deckt die Schäden ab, die bei Vereinsaktivitäten einem anderen gegenüber entstanden sind und die gegenüber dem Verein geltend gemacht werden. Falls Sie Veranstaltungen durch führen, sollten Sie eine Veranstalter-Haftpflicht haben. Empfohlen ist auch eine Datenschutz-Haftpflicht, wenn Sie Daten von Mitgliedern nicht nur in kleinem Umfang verarbeiten. Eine Vermögensschadenversicherung und D&O (Directors-and-officers)-Versicherung sollte man auf alle Fälle mal andenken.

Eine Directors and Officers Versicherung ist eine Organhaftpflichtversicherung. Eine Versicherung zugunsten Dritter, ähnlich einer Berufshaftpflicht. Sie hat eine Rechtsschutz- und Freistellungsfunktion. Sie schützt die versicherten Personen gegenüber Inanspruchnahme bei Vermögensschäden. Verhindert wird dadurch (bei den gegebenen Voraussetzungen) eine private Vermögensschadenshaftung gegenüber dem Verein nach Innen und nach Aussen.